Cahier des charges site e-commerce : modèles gratuits et informations à ne pas oublier

Un cahier des charges e-commerce décrit votre projet assez précisément pour qu’une agence puisse le chiffrer sans faire d’hypothèses : objectifs, plateforme, catalogue, fonctionnalités, connexions avec vos outils, budget et planning. Parmi ceux que nous recevons chez Common Ideas, ce sont presque toujours les mêmes informations qui manquent : la plateforme visée, les volumes à migrer, les connexions déjà en place (CRM, logistique, PIM, ERP) et les fonctionnalités qui sortent d’un e-commerce classique.

Ce guide détaille ces points, puis vous propose trois modèles gratuits à télécharger, selon que vous créez une boutique, refondez votre site sur la même plateforme ou changez de plateforme.

À quoi sert un cahier des charges e-commerce ?

Le cahier des charges a deux fonctions. La première : obtenir des devis comparables. Si trois agences reçoivent un document flou, chacune comble les trous avec ses propres hypothèses, et les montants n’ont plus rien à voir entre eux. La seconde : éviter les avenants en cours de projet. Une connexion à l’ERP découverte après la signature, c’est du temps de développement qui n’était pas prévu.

Il n’a pas besoin d’être long. Un bon cahier des charges e-commerce tient souvent en 5 à 10 pages. Ce qui compte, c’est qu’il contienne les informations qui font varier le prix.

Les informations qui manquent le plus souvent

Voici ce que nous devons redemander presque à chaque fois, et pourquoi chaque point change le devis.

• Le choix de plateforme (rester sur l’actuelle ou migrer vers une nouvelle) : une migration ajoute la reprise des données, les redirections et la recette des données migrées ;
• Les volumes (nombre de produits, de gabarits de pages, de comptes clients et de commandes à reprendre) : chaque volume a un coût de reprise et de vérification, et 200 produits ne se migrent pas comme 20 000 ;
• Les connexions déjà en place (CRM, logistique, PIM, ERP, outil d’e-mailing) : chaque connexion doit être reprise, testée ou redéveloppée sur la nouvelle plateforme ;
• Les fonctionnalités hors e-commerce classique (abonnement, diagnostic, prise de rendez-vous) : elles demandent une application dédiée ou un développement sur mesure.

Un cahier des charges qui répond à ces quatre points couvre l’essentiel de ce qui fait varier un devis. Le reste (design, contenus, SEO) se précise ensuite en atelier.

Les rubriques d’un cahier des charges e-commerce

Un cahier des charges complet suit en général cet ordre :

1. Présentation de l’entreprise : activité, marques, marchés, chiffres utiles (nombre de commandes par mois, panier moyen si vous souhaitez le partager).
2. Objectifs du projet : ce que le site doit changer, avec des indicateurs mesurables (taux de conversion, autonomie de l’équipe, ouverture d’un pays).
3. Existant : plateforme actuelle, thème, applications ou modules installés, ce qui fonctionne et ce qui pose problème.
4. Plateforme visée : Shopify, PrestaShop, ou à définir avec l’agence.
5. Catalogue et volumes : nombre de produits et de variantes, gabarits de pages, comptes clients, commandes.
6. Fonctionnalités : celles d’un e-commerce classique, et surtout celles qui sortent de l’ordinaire.
7. Connexions : chaque outil relié au site, le sens des échanges et leur fréquence.
8. Design et contenus : charte existante, sites de référence, qui produit les textes et les photos.
9. Budget, planning et interlocuteurs : fourchette de budget, date de mise en ligne souhaitée, décideurs côté client.

Les modèles plus bas reprennent ces rubriques, avec des tableaux à remplir.

Décrivez le besoin, pas la solution

L’erreur que nous voyons le plus souvent dans les cahiers des charges : imposer une solution technique au lieu de décrire le besoin. « Développer un module de fidélité sur mesure » ferme la porte à une application existante, souvent moins chère et déjà maintenue. « Récompenser les clientes qui commandent plus de trois fois par an » laisse l’agence proposer la bonne réponse.

Même règle pour le design : plutôt qu’une maquette dessinée en interne, donnez des sites que vous aimez et dites pourquoi. Si vous n’avez pas encore de données sur votre site actuel, un audit avant refonte vous donnera la base factuelle de vos objectifs.

Migration : les volumes à indiquer

Si vous changez de plateforme, la reprise des données est un chantier à part entière. Indiquez au minimum :

• le nombre de produits et de variantes, et si les fiches doivent être reprises telles quelles ou réécrites ;
• le nombre de gabarits de pages : accueil, collection, fiche produit, pages de contenu, blog, landing pages ;
• le nombre de comptes clients à reprendre ;
• le nombre de commandes à reprendre, et sur quelle période.

Sur Shopify, l’ordre recommandé est d’importer d’abord les produits, puis les clients, puis l’historique des commandes. L’historique des commandes ne s’importe pas par simple fichier CSV : il passe par une application de migration ou par l’API (source : Shopify).

Le point à prévoir pour les comptes clients :

Dans nos migrations, les mots de passe des clients ne peuvent pas être repris d’une plateforme à l’autre, car ils sont chiffrés. Les comptes sont bien migrés, mais chaque client doit réactiver le sien. Il faut donc prévoir un e-mail d’invitation et, souvent, une page d’explication. C’est un point à anticiper dans le planning de mise en ligne.

Les redirections des anciennes URL font aussi partie du chiffrage d’une migration. Nous détaillons les budgets dans notre guide des prix d’une migration vers Shopify.

Les connexions avec vos outils : CRM, logistique, PIM, ERP

C’est l’information la plus souvent oubliée, et celle qui peut faire le plus varier un devis. Pour chaque outil relié au site, indiquez :

• l’outil et son éditeur (CRM, logisticien ou WMS, PIM, ERP, outil d’e-mailing, comptabilité) ;
• ce qui circule : produits, stocks, prix, commandes, clients, statuts d’expédition ;
• le sens des échanges : du site vers l’outil, de l’outil vers le site, ou les deux ;
• la fréquence : en temps réel, toutes les heures, une fois par jour ;
• qui maintient la connexion aujourd’hui : votre équipe, l’éditeur de l’outil, une autre agence.

L’atelier de cadrage pour les connecteurs sur mesure :

Pour une refonte ou une migration, le cadrage est inclus dans notre travail. Pour un connecteur sur mesure avec un ERP ou un WMS, nous organisons un atelier de cadrage payant, à partir de 350 € HT : il faut définir avec vos équipes et avec l’éditeur de chaque outil les flux exacts (quelle donnée, à quel moment, dans quel sens). Plus le système de connexions est important, plus cet atelier est indispensable. Il constitue souvent la première brique du projet. La première réunion avec l’éditeur de l’outil, pour discuter des possibilités et de la méthode d’intégration, est offerte.

Un exemple sur un projet Shopify connecté à un ERP et à un WMS :

Pour une marque de cosmétiques, nous avons organisé, avant même la signature, une réunion avec l’éditeur de son ERP pour étudier les possibilités techniques de chaque plateforme. Chacun a pu chiffrer sa partie sur une base commune. Deux ateliers de cadrage ont ensuite réuni l’ERP, le WMS et notre équipe côté Shopify, avec toutes les personnes concernées côté client, pour définir les échanges de données avant le développement.

Ce que produit le cadrage, l’exemple de Camerus :

Pour Camerus, loueur de mobilier pour les salons et les événements, migré de WooCommerce vers PrestaShop 9, le cadrage de la connexion avec son ERP a abouti à quatre workflows, validés avec le client avant le développement : les produits, les commandes (export d’un fichier vers l’ERP), les salons et les comptes clients. Chaque workflow décrit le point de départ, les contrôles, les cas d’erreur et la personne alertée quand un échange échoue.

Les fonctionnalités qui sortent d’un e-commerce classique

Catalogue, panier, paiement, livraison, compte client : tout cela est couvert nativement par Shopify et PrestaShop. Ce qui doit être décrit en détail, ce sont les fonctionnalités spécifiques à votre activité. Celles que nous rencontrons le plus souvent :

• l’abonnement : produits livrés à intervalle régulier, box, réassort automatique. Nous l’avons mis en place pour la chocolaterie Chapon ;
• le diagnostic : un questionnaire qui recommande des produits, fréquent en cosmétique ;
• la prise de rendez-vous : soins en institut, essayage en boutique, consultation.

Pour chacune, décrivez le parcours du client étape par étape, plutôt que le nom d’une application. C’est ce parcours qui permet de choisir entre une application existante et un développement sur mesure.

Trois modèles de cahier des charges à télécharger

Plutôt qu’un modèle unique avec des rubriques inutiles, nous proposons trois versions, selon votre projet. Chacune est au format Word, à compléter puis à envoyer aux agences consultées.

• Vous lancez votre première boutique en ligne : modèle création de site e-commerce (Word), avec en plus le catalogue de départ, les pages prévues et le choix de la plateforme ;
• Vous refondez votre site sans changer de plateforme : modèle refonte e-commerce (Word), avec en plus le bilan de l’existant, les applications et modules à conserver et les pages à refaire ;
• Vous changez de plateforme : modèle migration e-commerce (Word), avec en plus les volumes à migrer, les comptes clients, l’historique des commandes et les redirections.

Les trois modèles contiennent la rubrique connexions et la rubrique fonctionnalités spécifiques, car ce sont celles qui font le plus varier un devis.

Aperçu du modèle migration, le tableau des volumes :

Une estimation suffit : l’agence vérifiera les chiffres sur l’export de votre boutique. Pour chaque donnée, le tableau demande le volume, s’il faut la migrer et vos remarques :

• produits ;
• variantes ;
• catégories ou collections ;
• gabarits de pages ;
• pages de contenu et articles de blog ;
• comptes clients ;
• commandes (préciser la période) ;
• avis clients ;
• codes promo et cartes cadeaux.

Questions fréquentes sur le cahier des charges e-commerce

Combien de pages doit faire un cahier des charges e-commerce ?
Entre 5 et 10 pages suffisent dans la plupart des cas. Un document plus long n’est pas plus précis : ce qui compte, ce sont les volumes, les connexions et les fonctionnalités spécifiques, qui font varier le devis.

Faut-il choisir la plateforme avant de rédiger le cahier des charges ?
Non. Si vous hésitez, indiquez-le : c’est à l’agence de recommander une plateforme à partir de vos besoins. Notre comparatif Shopify ou PrestaShop pour une refonte vous aidera à préparer la discussion.

Faut-il indiquer son budget dans le cahier des charges ?
Oui, au moins sous forme de fourchette. Sans budget, une agence peut proposer une solution trop ambitieuse ou trop limitée. Avec une fourchette, elle adapte sa proposition. Notre article sur le coût d’un site e-commerce donne des ordres de grandeur.

Le cadrage est-il payant ?
Chez Common Ideas, le cadrage d’une refonte ou d’une migration est inclus. Un atelier de cadrage payant, à partir de 350 € HT, est proposé pour les connecteurs sur mesure avec un ERP ou un WMS, où les flux doivent être définis avec vos équipes et les éditeurs. La première réunion avec l’éditeur est offerte.

Un bon cahier des charges se chiffre sans hypothèse

Un cahier des charges e-commerce n’a pas besoin d’être exhaustif pour être utile. Il doit surtout répondre à quatre questions : sur quelle plateforme, avec quels volumes, connecté à quels outils, et avec quelles fonctionnalités spécifiques. Avec ces réponses, une agence vous envoie un devis fiable, et les devis que vous recevez deviennent comparables.

Votre cahier des charges est prêt, ou presque ?

Envoyez-le-nous ou parlez-nous de votre projet lors d’un échange gratuit de 30 minutes. Nous vous dirons ce qui manque pour le chiffrer.